7 Odoo QuickStart Golden Rules

Règle n°1 - Choisir un unique point de contact client (SPOC : Single Point Of Contact)

1. Le consultant Odoo assure l’implémentation du projet de A à Z

2. Un et seulement un décideur coté client qui peut être disponible au moins un jour par semaine pour le projet. L’idéal est d’avoir deux jours de disponibilité par semaine. 

3. Nécessité d’optimiser les réunions. Le SPOC doit avoir la maîtrise des processus de l’entreprise pour cela, ce qui permettra d’optimiser les rencontres avec le consultant. La réunion doit-être alignée sur les besoins de l’entreprise.

4. Le SPOC montera en compétence afin de pouvoir former lui-même les utilisateurs internes. Le consultant formera le SPOC au fur et à mesure du projet.

Règle n°2 – Définir le périmètre du projet

1. Une définition claire du périmètre initial du projet. Le prestataire Odoo et le client doivent avoir la même vision du projet. Ce qui permet, lorsque le périmètre évolue, de prendre des décisions beaucoup plus rapidement.

2. Diviser le projet en différentes phases. L’objectif est de pouvoir faire des mises en production régulières, ce qui aidera l’utilisateur final à prendre le relais et facilitera l’appropriation de l’outil.

3. Implémenter les fonctionnalités standard en priorité. Il faut éviter les développements au maximum. Il est possible d’en faire mais il faut commencer par le standard afin de faire des mises en production le plus rapidement possible. Il y a une chute de 60 % des demandes après plusieurs semaines d’utilisation.

Règle n°3 – Gérer les attentes. Ce point est très important.

1. S'aligner sur l’approche projet. Il faut définir les rôles et les responsabilités de chacun. Le mode opératoire doit-être clairement décrit et sera garant du succès de l’implémentation.

2. Se concentrer sur le succès du projet et non sur la solution idéale. Ceci signifie qu’il faut appliquer la règle des 80/20. On se concentre sur 80 % des besoins exprimés par le client ayant la valeur ajoutée la plus importante. Les 20 % des fonctionnalités ayant la valeur ajoutée la plus faible seront mis en dehors du périmètre initial du projet et seront implémentés plus tard suivant les besoins.

3. Les spécifications sont toujours explicites. Ceci nécessite d’avoir une transparence complète des possibilités et limites de Odoo pour éviter les problèmes plus tard. Toutes les parties prenantes doivent avoir une idée claire de ce qui est attendu et de ce qui est fourni par Odoo dans le projet.

Règle n°4 – Assurer une communication efficace

1. 1. Partage de la documentation de gestion de projet. Ceci permet à toutes les parties prenantes d’avoir le même niveau d’information en même temps.

      1. Liste des différentes tâches

      2. Priorités et prix de chaque tâche définie

      3. Responsable de chaque tâche indiquée

   2. Signaler les informations essentielles

      1. Compte-rendu de réunion limité aux décisions et à la validation

      2. État d'avancement du projet uniquement si un jalon important est atteint

      3. Séances de formation organisées

Règle n°5 – Minimiser les personnalisations

1. Développer seulement pour une bonne raison. La principale raison est d’avoir un rapport coût/bénéfice positif. Plus la solution est standard, moins les coûts de migration et de maintenance seront élevés.

2. Remplacer, ne pas dupliquer (adaptations). L’implémentation d’Odoo est une bonne occasion pour le client de revoir ses processus internes et coller au mieux aux standards.

Règle n°6 – Tester et valider la solution

1. Répartition des rôles

   1. Le consultant doit fournir une solution répondant aux spécifications

   2. Le rôle du SPOC est de valider la solution fournie par le consultant.

2. Gestion du changement

   1. S’il y a des écarts entre ce qui a été spécifié par le client et ce qui a été fourni par le consultant, c’est de la responsabilité du consultant de faire les modifications.

   2. S’il y a un écart entre ce qui est spécifié et la réalité opérationnelle de la société cliente, alors la modification est de la responsabilité du SPOC.

Règle n°7 –Importez les bonnes données au bon moment

1. 1. Ne pas tout importer. Importer des données peut-être très long. Il faut mettre en place de véritables priorités.

   2. Importer une quantité limitée de données avant de commencer la production

      1. Si les données historiques sont pour les rapports, il est possible de retarder

      2. S'il y a des données importantes pour des opérations en cours (factures, projets etc.), alors il faut importer avant la mise en production.

   3. Importation après le lancement de la production. Ceci concerne principalement les données importantes pour faire les rapports.

Conclusion

1. 1. Poussez le client à rester aussi proche du standard que possible.

   2. Être en adéquation et en transparence avec le client pendant toute l'implémentation du projet.

   3. Ne pas faire trop de promesses.